En resumen
Registrar la jornada ya es obligatorio desde 2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Lo que cambia en 2026 es cómo: el fichaje tendrá que ser digital, objetivo y trazable —adiós al papel y al Excel—, la Inspección de Trabajo podrá consultarlo en remoto y en tiempo real, y las sanciones, hoy de hasta 7.500 € por centro de trabajo, pasarán a calcularse por trabajador con la reforma (hasta 10.000 € por empleado, según el borrador). Además, al ser datos personales de la plantilla, hay que protegerlos (RGPD). Abajo te dejamos la guía completa en PDF y las fuentes oficiales.
Qué es la nueva ley de control horario y por qué te afecta
El registro diario de jornada es obligatorio en España desde marzo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que prepara el Ministerio de Trabajo para 2026 no inventa la obligación: la moderniza y la hace verificable de verdad.
Dicho claro: lo que muchas empresas resolvían con una hoja de Excel o una firma en papel, con la reforma deja de ser válido. Y afecta a prácticamente cualquier empresa con personas contratadas, tenga 3 empleados o 300.
Qué cambia exactamente respecto a ahora
Estos son los cambios con más impacto en el día a día:
| Aspecto | Hasta ahora | Con la reforma 2026 |
|---|
| Formato del registro | Se admite papel, Excel, firma manual… | Digital, objetivo y trazable (no manipulable) |
| Acceso de la Inspección | Presencial, previo requerimiento | Telemático y en remoto, en tiempo real |
| Cálculo de sanciones | Por empresa | Por trabajador afectado |
| Conservación | 4 años | 4 años, accesible de forma inmediata |
| Protección de los datos | A menudo no se contempla | Obligación reforzada (RGPD) |
El cambio más silencioso y más caro es el de las sanciones: pasar de "por empresa" a "por trabajador" multiplica la exposición. Lo que antes era una multa, ahora se repite por cada persona de tu plantilla.
¿A quién afecta? (incluido el teletrabajo)
A todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar tamaño ni sector. Y conviene aclarar los casos que más dudas generan:
- Jornada parcial: obligatorio registrar la jornada, igual que en jornada completa.
- Teletrabajo: la jornada de quien trabaja en remoto se registra exactamente igual que la presencial. El "no estoy en la oficina" no exime.
- Pymes y autónomos con empleados: también. La obligación no depende del tamaño.
- Personal directivo y de confianza: con matices, pero la regla general es registrar.
La única forma realista de cubrir todos estos casos —presencial, remoto, híbrido— sin volverte loco es un sistema de fichaje digital accesible desde cualquier sitio.
Por qué el papel y el Excel dejan de servir
La clave de la reforma es una palabra: fiabilidad. Un registro tiene que demostrar, sin lugar a dudas, a qué hora entró y salió cada persona —y que ese dato no se ha tocado después—. Un Excel se edita. Una hoja de firmas se rellena el viernes "a ojo". Ninguno garantiza que el dato sea real ni que esté disponible al instante para la Inspección.
Por eso la norma empuja hacia un sistema de fichaje digital: marca la hora de forma objetiva, deja rastro, lo conserva y lo pone accesible. No es burocracia; es la única forma de cumplir sin jugártela.
Las multas: cuánto te juegas de verdad
Hoy, no llevar el registro de jornada es una infracción grave: la multa va de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. Ese es el tope actual por el incumplimiento del registro en sí.
Lo que de verdad cambia —y dispara el riesgo— está en el borrador de la reforma de 2026: la base de cálculo pasaría de "por empresa" a por cada trabajador afectado, con importes de hasta 10.000 € por trabajador. Una empresa de 20 personas pasaría de 7.500 € como tope a cifras de seis dígitos.
| Hoy (vigente) | Reforma 2026 (previsto) |
|---|
| Base de cálculo | Por centro de trabajo | Por cada trabajador |
| No llevar el registro | 751 – 7.500 € | hasta 10.000 € / trabajador |
Y a esto se suman las posibles reclamaciones por horas extra no contabilizadas: el registro es también tu prueba. (El cálculo por trabajador procede del borrador de la reforma, pendiente de su publicación en el BOE. Las infracciones muy graves —falsear registros u obstruir a la Inspección— son un supuesto aparte, con topes mucho mayores.)
La Inspección podrá entrar en remoto (esto es nuevo)
Hasta ahora, para revisar tu registro la Inspección tenía que pedírtelo o personarse. La reforma le da acceso telemático y en tiempo real. Traducido: tu registro tiene que estar siempre al día y disponible online, no "lo monto cuando me avisen". Con papel o Excel eso es, sencillamente, imposible de garantizar.
No es solo RRHH: también es protección de datos
Aquí está el punto que casi nadie menciona y que para nosotros es el más importante. Los registros de jornada son datos personales de tu plantilla. Recogerlos, guardarlos cuatro años y darles acceso a terceros (Inspección, representantes) sin un marco de protección adecuado abre un riesgo de seguridad y de RGPD.
Cumplir la nueva ley de control horario y, a la vez, dejar esos datos expuestos sería cambiar una multa por otra. Lo correcto no es solo "poner un fichaje digital", sino hacerlo protegiendo el dato: accesos controlados, conservación segura y trazabilidad. Es justo el cruce entre cumplimiento y seguridad en el que trabajamos.
Qué tiene que hacer tu empresa para llegar a tiempo
La adaptación no se hace en un día, pero tampoco es eterna. Los pasos:
- Sustituye el papel/Excel por un fichaje digital objetivo y trazable.
- Asegura el acceso telemático para que la Inspección pueda consultarlo sin fricción.
- Configura la conservación a 4 años y el acceso de la plantilla y sus representantes.
- Protege los datos de jornada (accesos, cifrado, RGPD): no solo los registres, asegúralos.
- Documenta y forma a tu equipo para que el sistema se use bien desde el primer día.
Cómo cumplir el control horario con Factorial
La forma más sencilla de cumplir con todo lo anterior es usar un software de control horario en lugar de montarlo a mano con hojas de cálculo. En BeServices somos Partner certificado de Factorial y lo recomendamos porque cubre, de serie, justo lo que la nueva normativa exige:
| Lo que pide la ley | Cómo lo resuelve Factorial |
|---|
| Registro digital, objetivo y trazable | Fichaje con un clic desde app móvil o navegador; cada marcaje queda registrado y no es manipulable |
| Fichaje también en teletrabajo | Se ficha igual desde casa o en movilidad, con geolocalización opcional |
| Acceso telemático para la Inspección | Informes y exportaciones listos en segundos, accesibles online |
| Conservación durante 4 años | Historial guardado y disponible automáticamente |
| Protección de los datos (RGPD) | Accesos por roles y datos alojados de forma segura |
Es decir: en vez de preocuparte por si tu Excel "vale" o no, tienes un sistema que cumple por diseño y te quita el problema de encima.
¿Y dónde entra BeServices? Nosotros implantamos y configuramos Factorial por ti —altas, turnos, permisos, informes— y nos aseguramos de que el fichaje quede bien montado y los datos protegidos. Tú te olvidas; nosotros lo dejamos cumpliendo. Si tu empresa tiene plantilla y todavía ficháis en papel o Excel, es justo el momento de dar el paso.
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?
El Gobierno prevé aprobar la reforma del registro de jornada en 2026; la ministra de Trabajo confirmó que el registro horario digital se aprobará antes del verano. Está pendiente de su publicación en el BOE, pero la adaptación lleva semanas, así que conviene prepararse ya.
¿Sigue valiendo el fichaje en papel o en Excel?
No con garantías. La reforma exige que el registro sea digital, objetivo y trazable. El papel y las hojas de cálculo manipulables dejan de tener validez porque no garantizan la fiabilidad del dato ni su acceso telemático para la Inspección.
¿A quién afecta el registro de jornada?
A todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño o sector. Incluye jornada completa y parcial, y también el teletrabajo: la jornada de quien trabaja en remoto debe registrarse igual que la presencial.
¿Qué multas hay por no llevar bien el registro horario?
Hoy, no llevar el registro es una infracción grave: de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. Con la reforma de 2026 (en borrador), las sanciones pasarán a calcularse por cada trabajador afectado, hasta 10.000 € por empleado. (Manipular o falsear los registros es muy grave, un supuesto aparte con topes mucho mayores.)
¿La Inspección de Trabajo podrá ver mi registro en remoto?
Sí. Uno de los cambios clave es que la Inspección podrá consultar los registros de jornada de forma telemática y en tiempo real, sin personarse en la empresa. Eso obliga a tener un sistema digital accesible y siempre actualizado.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿El control horario es solo un tema de Recursos Humanos?
No. Los registros de jornada son datos personales, así que también es protección de datos (RGPD): hay que recogerlos, conservarlos y limitar su acceso correctamente. Cumplir la norma laboral sin proteger esos datos abre un riesgo de seguridad.
¿Sirve Factorial para cumplir la ley de control horario?
Sí. Factorial es un software de control horario que registra la jornada de forma digital, objetiva y trazable, desde app móvil o navegador (también en teletrabajo), con informes listos para la Inspección y conservación del histórico. Como Partner certificado de Factorial, en BeServices lo implantamos y configuramos para que tu empresa cumpla sin complicaciones.
¿Cómo puede ayudar BeServices a cumplir?
Como Partner de Factorial, implantamos y configuramos el fichaje digital para que el registro sea objetivo, trazable y accesible, y aseguramos la protección de esos datos conforme al RGPD. Puedes descargar la guía gratuita o agendar una reunión para revisar tu caso.