4 consejos para trabajar de forma más óptima con G Suite

Con la irrupción de herramientas digitales para empresas como G Suite hemos mejorado en muchos aspectos nuestro flujo de trabajo. Aunque no estemos en la oficina, podemos seguir trabajando desde de casa o de viaje con solo disponer de un ordenador, tablet o Smartphone con conexión a Internet. O comunicarnos de forma más rápida y eficiente con nuestros compañeros. O colaborar en la edición de documentos online.

Estas nuevas posibilidades dan lugar a nuevos escenarios de trabajo que, por lo general, nos permiten mejorar nuestra productividad. Pero en algunos casos, si no gestionamos bien todo el volumen de información que recibimos a diario, puede llegar a ser contraproducente y actuar en detrimento de nuestro trabajo. Si estamos siempre conectados y pendientes de notificaciones, avisos, videollamadas, emails, etc., nos resultará difícil centrarnos en la tarea que tengamos delante.

A causa de la crisis del Coronavirus y las medidas aplicadas por el Gobierno, muchas empresas han implementado por primera vez el teletrabajo con soluciones como G Suite. Y otras que ya permitían el trabajo a distancia, han visto como este pasaba a ser el escenario de trabajo principal para la mayoría de sus trabajadores.

Tanto para estos casos, como para otros que puedan surgir, os ofrecemos una serie de consejos para trabajar de forma óptima con G Suite.

Define un tiempo concreto para dar respuesta a correos, chats y llamadas

Como comentábamos arriba, si durante toda nuestra jornada laboral vamos consultando nuestro correo electrónico, chats y otras herramientas de comunicación, y respondemos a ellos, interrumpiremos constantemente nuestro flujo de trabajo. Este tipo de pausas además nos hacen perder doblemente el tiempo: primero, porque invertimos tiempo en leer y, si hace falta, contestar; y segundo, porque volver a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando tras una interrupción nos costará más tiempo.

Para evitar este tipo de situaciones, podemos actuar de la forma siguiente. Por un lado, definir a lo largo del día unas franjas de tiempo en las que nos dedicaremos a atender correos, chats, etc. Por ejemplo, al principio de nuestra jornada, al mediodía y antes de terminar el día. Las herramientas de comunicación integradas en G Suite como Gmail o Hangouts permiten silenciar las notificaciones durante períodos de tiempo para evitar que nos lleguen fuera de dichas franjas.

Por otro lado, establecer un canal de comunicación para urgencias. Dado que tendremos silenciadas las notificaciones para otros canales como el correo o los chats, nos conviene mantener una vía para contactar con nosotros durante cualquier momento de la jornada laboral por si se produjera una emergencia.

No todos los correos necesitan respuesta o son igual de importantes

De entre todos los correos y comunicaciones que recibimos a lo largo del día, no todos requerirán nuestra atención inmediata. Además, puede que haya algunos que recibamos y no tengamos que contestar, o en los que simplemente estemos en copia.

Categorizar los correos que recibimos es una muy buena forma de controlar qué acción debemos tomar en cada uno de ellos. Gmail nos permite asignar etiquetas a cada uno de ellos en función del criterio que escojamos.

Por otro lado, con Gmail podemos preparar respuestas predefinidas para aquellos correos en los que, por ejemplo, solo debamos confirmar que lo hemos recibido. Contar con una respuesta ya preparada nos permitirá evitar tener que escribirla cada vez que recibamos este tipo de correos.

También debemos tener en cuenta que a veces nos piden algo que no podemos realizar al momento. En estos casos, una respuesta breve indicando que hemos recibido el correo, pero que necesitamos tiempo para llevarlo a cabo nos permitirá informar de que estamos al corriente del correo y que volveremos a contactar cuando terminemos la tarea en cuestión.

Ser claros en nuestros correos

Si nos situamos al otro extremo, cuando seamos nosotros quien enviemos correos, conviene ser claros en qué necesitamos de los receptores del mismo. En ocasiones enviamos e-mails con mucha información pero sin dejar claras las responsabilidades de los receptores del mismo. Para evitar malentendidos, podemos indicar en el e-mail qué acción esperamos del destinatario.

Por ejemplo, si solo enviamos en correo para informar a alguien de un tema, podemos especificar que solo necesitamos que nos confirme la recepción del correo. Por el contrario, si queremos que ejecute alguna tarea, indicarlo claramente e incluir, si es posible, cuándo lo necesitamos. Y si en el e-mail participan varias personas, especificar quién tiene que llevar a cabo cada tarea.

Utilizar las funcionalidades de G Suite

G Suite incorpora muchas características que van más allá de un gestor de correos con Gmail o una herramienta chats y videollamadas con Hangouts. Podemos programar el envío de e-mails, crear eventos desde nuestra bandeja de entrada, generar correos para todo un departamento…

La tecnología de la plataforma G Suite nos permite un sinfín de acciones para mejorar la productividad de nuestro equipo. Si queréis sacar provecho a esta herramienta, en Beservices podemos ayudaros a implementarla en vuestra empresa.