Copias de seguridad: La importancia de una política de retención de datos

Los datos son uno de los activos más valiosos para las empresas. La información almacenada en sistemas informáticos puede incluir desde datos de clientes y transacciones hasta documentos internos y estrategias comerciales. Por lo tanto, es fundamental contar con una política de retención de datos adecuada que garantice la protección y disponibilidad de la información en caso de incidentes o pérdidas. En este artículo, exploraremos la importancia de las copias de seguridad y cómo una política de retención de datos sólida puede ser fundamental para la continuidad del negocio.

¿Qué son las copias de seguridad y la retención de datos? 

Las copias de seguridad, también conocidas como backups, son duplicados de los datos almacenados en un sistema informático. Estas copias se crean para preservar la información en caso de un fallo del sistema, un ataque cibernético o cualquier otra eventualidad que pueda provocar la pérdida de datos. La retención de datos, por otro lado, se refiere a la práctica de conservar ciertos datos durante un período específico de tiempo, generalmente con el propósito de cumplir con requisitos legales, reglamentarios o empresariales.

La importancia de las copias de seguridad y la retención de datos

La realización de copias de seguridad y la implementación de una política de retención de datos adecuada son esenciales por varias razones:

1. Protección contra pérdida de datos

La pérdida de datos puede ser devastadora para una empresa. Imagina perder información valiosa sobre tus clientes, transacciones o procesos internos. Sin copias de seguridad, esta información podría ser irrecuperable, lo que resultaría en la pérdida de oportunidades de negocio, daño a la reputación y posibles repercusiones legales. Las copias de seguridad periódicas aseguran que, en caso de fallo del sistema o ataque cibernético, puedas recuperar los datos y minimizar el impacto en tu negocio.

2. Cumplimiento legal y reglamentario

En muchos sectores y países, existen regulaciones que establecen requisitos específicos para la retención de datos. Estas regulaciones pueden exigir que ciertos datos se conserven durante un período de tiempo determinado para cumplir con fines legales, auditorías o investigaciones. Una política de retención de datos bien definida te ayudará a cumplir con estas regulaciones y evitar sanciones y consecuencias legales.  En España, varios sectores, como el financiero, de salud, legal, telecomunicaciones y tecnología, deben tener una política de retención de datos para cumplir con las regulaciones aplicables y proteger la información confidencial de sus clientes. Estas políticas garantizan la integridad de las transacciones financieras, la privacidad de los datos de los pacientes, la confidencialidad de los casos legales, el cumplimiento de la legislación de telecomunicaciones y la gestión adecuada de la información personal en el ámbito tecnológico. 

3. Recuperación ante desastres

Los desastres naturales, los fallos del sistema o los ataques cibernéticos pueden interrumpir las operaciones normales de una empresa y poner en riesgo su supervivencia. Las copias de seguridad juegan un papel crucial en la recuperación ante desastres, ya que permiten restaurar los datos y los sistemas a un estado anterior al incidente. 

¿Cómo desarrollar una politica de retención de datos efectiva ?

Implementar una política de retención de datos es algo complejo, y es normal que muchas empresas deleguen el proceso en lugar de hacerlo internamente. Para aquellas empresas que quieran desarrollar una política de retención de datos efectiva, hay que seguir unos pasos básicos: 

1. Identificar los datos críticos

El primer paso es identificar los datos críticos para tu empresa. Estos son los datos que son indispensables para la operación y continuidad de tu empresa. Al conocer los datos críticos, podrás establecer prioridades y determinar cuánto tiempo es necesario retener cada tipo de dato.

2. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios

Es fundamental conocer y cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables a tu industria. Investiga las leyes y regulaciones pertinentes para asegurarte de que tu política de retención de datos cumple con los períodos de retención y las directrices establecidas. Además, ten en cuenta cualquier obligación específica de notificación o eliminación de datos que pueda estar vigente.

3. Establecer plazos de retención de datos. 

Una vez que hayas identificado los datos críticos y revisado los requisitos legales, puedes establecer plazos de retención para cada tipo de dato. Los plazos pueden variar según la naturaleza de la información y los requisitos legales aplicables. Asegúrate de documentar claramente estos plazos y mantenerlos actualizados a medida que cambien los requisitos legales o las necesidades de tu negocio.

4. Implementar una estrategia de copias de seguridad

La estrategia de copias de seguridad debe abordar aspectos como la frecuencia de las copias, el tipo de almacenamiento utilizado y la ubicación de las copias de seguridad. Es recomendable realizar copias de seguridad periódicas de los datos críticos y almacenarlas en ubicaciones seguras y externas a las instalaciones de la empresa para garantizar su disponibilidad en caso de un desastre físico o cibernético.

Bedata Backup: Solución empresarial para copias de seguridad en la nube. 

En Beservices, ofrecemos a nuestros clientes nuestra solución Bedata Backup.  Una solución que además de contemplar todos los requisitos imprescindibles para garantizar la recuperación de los datos (ubicación reconocida, recuperación granular) destaca por: 

• Ofrecer un panel propio para la gestión de las copias de seguridad, con la opción de personalizar el panel con la imagen corporativa de la empresa. 
• Permitir la gestión autónoma de las copias de seguridad que se ejecutan a través de internet. 
• Alta granularidad para la recuperación de archivos. Un hecho que facilitará la implementación de una politica de retención de datos a medida. 
• Posibilidad de elegir la compresión de la copia de seguridad y combinar diferentes tipos de copias de seguridad dentro del mismo plan. 
• Posibilidad de realizar copias de seguridad para agregar una capa de protección extra a entornos de Microsoft 365 y Google Workspace. 
  
• Flexibilidad de facturación por tipo de copia: Bedata Backup permite a nuestros clientes escoger entre dos opciones de copia: por volumen o por dispositivo. De esta forma, nuestros clientes pueden escoger el modelo de licenciamiento que mejor les encaje. 
  

Es una solución pensada tanto para empresas que dispongan de un departamento IT propio como para empresas que quieran delegar la gestión y administración de las copias de seguridad en nosotros. 

¿Quieres mejorar la protección de tus datos y establecer una politica de retención efectiva? Contacta con nosotros y uno de nuestros expertos se pondrá en contacto contigo.