El Cloud Computing, ¿Es un coste o un beneficio?

Un error clásico cuando hablamos de "servicios en la nube" o Cloud Computing es cuantificar este servicio como un nuevo coste en lugar de posicionarlo como una solución que aporta ahorro, eficacia y nuevos beneficios.

¿Quieres saber cómo?

El escenario habitual, la gran mayoría de las empresas tienen en sus sistemas informáticos un reflejo de la realidad de su evolución. En su mayoría se trata de escenarios justificados por las distintas actuaciones de ampliación o "mejoras" improvisadas durante los últimos años por sus proveedores de servicios informáticos, casi siempre sin una planificación organizada.

¿Qué nos encontramos hoy en el 90% de las PYMES?

Cuando presento ejemplos anónimos de auditorias que realizamos en empresas de distintos sectores y volúmenes, la mayoría de gerentes me dicen:

"Este ejemplo se trata de mi mismo caso".

Este comentario habitual es el resultado de una progresión que ha sido muy similar para la gran mayoría de los empresarios, y que describe el modelo de evolución que han sufrido en los últimos años: Han pasado de tener equipos informáticos para cubrir las necesidades de administración de su empresa a tener sistemas informáticos imprescindibles para desarrollar TODA, su actividad empresarial. Es por eso que ahora, en la gran mayoría de las PYMES, nos encontramos una estructura muy similar:

• Un servidor que alberga el programa de facturación/contabilidad y otros,..

• Ordenadores conectados a este servidor, con software local ofimático y enlazados con el servidor para las utilidades comunes y los archivos compartidos.

• En algún caso un servidor adicional (datos, producción, comunicaciones…)

• Una red estructurada, conectada en un armario con un switch

• Conexión a Internet (ahora ya imprescindible PARA TODO).

• En ocasiones, ordenadores en ubicaciones distantes: almacenes u otras oficinas conectas al servidor/es principal.

• En algún caso, copias de seguridad (sin validar), antivirus, etc.

• No existe un plan de continuidad de negocio ante un desastre (robo del servidor físico, sus datos, incendios, inundaciones,...)

• No existe técnicamente la posibilidad de crear planes de conciliación profesional y familiar.

Este es un escenario, genérico y clásico. Es importante observar que los 2 últimos puntos directamente NO EXISTEN. Mirando con más detalle solemos encontrar:

• Servidor con Microsoft Server 2003 o 2008

• Ordenadores con distintos sistemas operativos: Windows XP, Windows Vista, Windows 7 o incluso W8 conviviendo en la misma red.

• Un switch en un armario… y algún otro disperso por la empresa.

• El servidor fuera de garantía y con poco espacio en los discos.

• Distintas versiones de Office en cada equipo, correspondiente cada uno al año de la compra del mismo.

• Antivirus de fabricantes distintos en cada PC, en algún caso uno corporativo instalado en el servidor. Pero solo en el servidor, …

En definitiva, el reflejo de una evolución desordenada. Por norma general, el soporte se encuentra cubierto por la empresa que ha proporcionado el software de gestión empresarial (ERP) y/o producción y un informático externo o empresa de servicios de sistemas. En muchos casos, cada nueva actuación (nuevas versiones del programa, actualización de módulos, etc.) propicia, cambios en la infraestructura con el consiguiente gasto en horas de servicio y tiempos de parada. Si el software actualizado necesita más capacidad de proceso, algunos equipos serán ampliados y otros funcionarán más lentos y quizá tendremos que adquirir ordenadores nuevos con el consiguiente gasto en nuevo hardware. Con mucha probabilidad no podremos reutilizar ese Office que ya teníamos e incrementaremos la lista de equipos con versiones de software distintas y trabajadores con desiguales herramientas ofimáticas. En su mayoría, las empresas ven como la inversión inicial para cubrir sus necesidades informáticas tiene menos recorrido del previsto. Los ordenadores que en su día compraron sobredimensionados con previsión de futuro ahora están anticuados y fuera de garantía, no hay disponibilidad de ampliación en el mercado y su sistema operativo y otros programas se deberían actualizar o cambiar. En el mejor de los casos, las incidencias han sido pocas, pero requieren de una empresa de servicios informáticos o profesionales independientes que proporcionen asistencia técnica. Por el camino se habrá invertido tiempo y dinero en mantenimiento, incidencias y reparaciones y esta partida, posiblemente, es la que menos controlada está, pero generalmente supone más del 50% del gasto en informática. Es decir: Se genera gasto en material informático, gasto en estructura de red, gasto en mano de obra, se producen tiempos de parada, existe software desactualizado, se carece de seguridad, de planes de previsión de desastres, de servicios de movilidad y de una estructura eficaz que se adapte a la necesidad de cada momento. La sensación es que nunca está todo perfecto:

Siempre sobra o falta algo.

Y una vez situados en este escenario decimos:

Un servicio que consigue simplificarlo y mejorarlo, mantenerlo actualizado y sin paradas,  garantizando la seguridad, añadiendo beneficios como la movilidad y l a continuidad de negocio y que además mejora la tesorería y reduce el gasto global .

¿Se debe cuantificar cómo un gasto?

beCloud es un servicio de cuota fija, donde TODO está incluido. ¿Quieres despejar nubes de dudas y analizar con datos reales los beneficios que supone para tu empresa y para ti beCloud?…. ¿Lo vemos juntos?