El entorno de los despachos profesionales —asesorías, gestorías y despachos jurídicos— está experimentando una transformación acelerada. El incremento de la documentación digital, la necesidad de acceso remoto, la presión normativa (como el cumplimiento del RGPD) y unos clientes cada vez más exigentes están impulsando una evolución en la manera de trabajar.
Pero ¿por dónde empezar? La gestión documental es uno de los pilares fundamentales de esta transformación.
¿Por qué la gestión documental es el primer paso hacia la digitalización real?
Digitalizar no significa únicamente escanear documentos, sino también organizarlos, compartirlos, colaborar y automatizar los procesos documentales, todo ello de manera segura.
Actualmente, muchos despachos siguen trabajando con documentos almacenados de forma local, sin control de versiones ni trazabilidad, y sin disponer de herramientas que faciliten la colaboración.
Esto genera errores, pérdidas de tiempo y una clara desventaja competitiva frente a quienes ya han dado el salto hacia un entorno digital.
Principales problemas en la gestión documental de los despachos
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Documentos dispersos en carpetas locales, correos y dispositivos.
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Dificultad para encontrar la versión correcta de un archivo.
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Riesgos legales por accesos no autorizados.
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Tiempos muertos buscando o compartiendo documentos.
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Limitaciones para el teletrabajo eficiente y seguro.
SharePoint: la solución moderna para tu despacho
SharePoint , incluido en la suite de Microsoft 365, no es solo un espacio para guardar documentos. Es una herramienta pensada para facilitar el trabajo en equipo, el control y la seguridad de tu documentación.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
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Organización por clientes, áreas o procesos.
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Permisos granulares para cada documento o carpeta.
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Control de versiones y trazabilidad de cada cambio.
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Automatización de tareas con flujos de aprobación.
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Integración directa con Outlook, Word, Excel, Teams y OneDrive.
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Entorno seguro en la nube, cumpliendo con RGPD y con acceso remoto garantizado.
Casos de uso en asesorías y despachos
Estos son algunos de los escenarios más habituales que SharePoint resuelve de forma eficiente:
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Compartir documentación con clientes desde un espacio privado y seguro.
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Revisión y validación de contratos con control de cambios y versiones.
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Automatización de tareas repetitivas, como notificaciones o aprobaciones.
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Acceso remoto a toda la documentación, sin depender de servidores locales.
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Onboarding de nuevos empleados, con toda la documentación centralizada.
¿Cómo empezar? El rol de Beservices en tu digitalización
En Beservices llevamos años ayudando a despachos profesionales a transformar su forma de trabajar gracias a Microsoft 365. Nuestro enfoque es práctico, adaptado a cada despacho y centrado en resultados.
¿Qué ofrecemos?
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Diagnóstico gratuito del estado actual de tu gestión documental / infraestructura IT
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Migración del filserver actual hacía Sharepoint.
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Personalización de Sharepoint para tu empresa.
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Formación para asegurar una adopción real y sin fricciones.
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Integración con nuestra solución de nube privada Becloud.
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Servicios de respaldo y protección adicionales como Besafe 365.
Listo para transformar la gestión documental de tu despacho?
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