Teletrabajo con G Suite: Cómo mejorar el trabajo en equipo

G Suite, es una solución empresarial que permite trabajar desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, gracias a un conjunto de herramientas totalmente basadas en la nube. En este artículo te contamos cómo puedes mejorar el trabajo en equipo si eres usuario de G Suite.

La forma de trabajar está cambiando y son muchas las empresas que buscan una forma óptima de mantener a los equipos conectados y replicar el workspace de la oficina.  Si no realizabas teletrabajo, es normal tener dudas, pero no te preocupes, si eres usuario de G Suite vamos a compartir contigo algunos consejos para seguir trabajando en equipo y hacerlo de la mejor manera posible.

Realiza videollamadas de forma continua.

Conectar con tu equipo es fundamental y algo en lo que hemos de trabajar si queremos mantener la relación con nuestros compañeros. Realiza videollamadas de forma continua para intercambiar ideas, pedir feedback, desayunar o simplemente para ver a los compañeros y saber cómo están.

Con la solución de Google Meet puedes realizar videollamadas de forma muy fácil con tus compañeros y miembros externos de la organización, compartir pantalla y chatear por el chat para intercambiar links de interés, por ejemplo. Además, de forma exclusiva, están disponibles todas las funcionalidades del plan Enterprise (el plan más top de G Suite) para el plan Basic y el plan Business hasta el próximo 1 de julio de 2020. 

Mantén el contacto con tus compañeros sin la necesidad de ir a la oficina. Sé responsable y quédate en casa.

Realiza presentaciones para mostrar tus ideas de forma visual.

Es fundamental mantener a tu equipo informado, no obstante, a veces puede ser complicado mostrar a tus compañeros tú trabajo únicamente por voz. Realizar presentaciones es una forma muy visual, clara y concisa de informar a tus compañeros e intercambiar ideas.

Utiliza plantillas y diapositivas maestras para perder el mínimo tiempo posible en el diseño y centrarte en lo que realmente importa, el contenido. ¿Es un proyecto de equipo? Colabora a tiempo real con los miembros de tu equipo. Planifica, divide y estructura el contenido y ya está todo listo para empezar a trabajar todos a la vez. Consulta las modificaciones en tiempo real, haz comentarios o recupera una versión anterior, pero eso sí, ¡No olvides comentárselo primero al resto de compañeros!

Colabora con tu equipo a tiempo real.

Con G Suite no es necesario intercambiar documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros archivos por correo electrónico. ¿Necesitas trabajar en equipo? Colabora a tiempo real. Edita documentos a la vez que chateas y recibes feedback de tus compañeros con comentarios. Siempre accederás a la versión más actualizada de la hoja de cálculo, presentación o documentos con el que estés trabajando con tu equipo, los cambios se guardan de forma automática.

Organiza, almacena y comparte la información con Google Drive.

Crea unidades compartidas en Google Drive y organiza la información por equipos o departamentos en la empresa y compártelos al instante. Siempre accederás de forma segura a los archivos, además si algún compañero realiza un cambio, Drive te notificará de ello.

Crea listas de distribución para simplificar la comunicación con el equipo. 

Crea una lista de correo electrónico con Grupos para facilitar la comunicación con los miembros de tu equipo. Comparte recursos, actualizaciones sobre el estado y otra información de valor con una única dirección de correo electrónico del equipo, en vez de añadir las direcciones de cada uno de los miembros. Además, si un miembro deja el equipo, no deberás preocuparte por buscar y eliminar todo el contenido que compartiste con él, en cuanto lo elimines del grupo, ya no podrá seguir accediendo al contenido compartido previamente.

Organízate mejor con calendarios de equipo.

Organizar un equipo cuando trabajas en diferentes ubicaciones y sobre todo en diferentes zonas horarias, puede ser todo un reto. Comparte tu calendario con el resto del equipo para superponer los calendarios de equipo y ver cuándo están disponibles, así como crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos, vacaciones, etc. De esta forma, será mucho más fácil programar reuniones o eventos con tus compañeros.

Si necesitas asesoramiento sobre los diferentes planes de G Suite, o sobre alguna solución en particular, no dudes en contactarnos. Somos Partners de Google Cloud y nuestra misión es ayudarte.